Kenal software ERP? Pasti kenal. ERP bikin pusing kepala? Sebagian besar dari kita sepertinya akan menjawab dengan anggukan kepala. ERP lebih sulit dari Excel atau spreadsheet lain? Sama-sama bikin pusing. Betul? Tidak juga. Kami sendiri lebih cenderung berprinsip “ala bisa karena biasa” dalam urusan software. Tidak beda dengan banyak orang yang bisa setir mobil tapi tak bisa naik sepeda ontel atau sepeda motor. Cuma faktor kebiasaan.
ERP singkatan dari Enterprise Resource Planning. Software ERP merupakan software yang biasa dipakai untuk mengelola aspek bisnis perusahaan secara menyeluruh. Software terpadu. Dari A sampai Z. Software ERP jadi sofware satu atap untuk mengelola penjualan, POS, keuangan, pegawai, stok barang, manajemen gudang, pemasaran, perencanaan bisnis, pengelolaan website, manajemen dokumen, logistik, manufaktur, dan sebagainya. Daftar fungsionalnya tak ada habisnya, tapi yang jadi intinya adalah keterpaduannya. Ke-satu-atap-annya.
ERP hanya cocok untuk perusahaan besar atau raksasa. Tidak juga. Software ERP cocok untuk skala usaha apapun. Bedanya hanya perusahaan besar biasanya pakai software ERP buatan raksasa software, semisal Microsoft Dynamics buatan Microsoft atau SAP S/4Hana buatan SAP. Tak beda dengan konglomerat yang naik sedan Mercedes-Benz sementara pengusaha kelas di bawahnya cukup pakai SUV yang di-STNK-nya berlabelkan minibus. Tapi para raksasa software biasanya juga membuat ERP untuk “small business”. SAP, yang asli Jerman misalnya, merilis SAP Business One untuk small business. Tapi perlu diingat “small business” di luar sana bisa jadi merupakan perusahaan raksasa di sini.
Dolibarr Solusi ERP untuk UMKM
So, apa saja software ERP yang bisa dinikmati usaha kecil? Amat banyak. ERP untuk perusahaan raksasa maupun perusahaan kecil sama banyaknya. Ratusan atau mungkin ribuan software ERP bisa gampang ditemukan kalau kita mau Googling. Dan seperti biasa, ketika Google pasti akan ada beberapa nama yang senantiasa muncul dan kerap diartikan sebagai software ERP yang populer. Salah satu nama yang populer di kalangan small business adalah Dolibarr. Berdarah Perancis, Dolibarr menyebut diri sebagai “Open Source ERP & CRM for business : SMEs, Large Companies, Freelancers, and Associations.” Hebat kan? Mengklaim layak digunakan SME dan Large Business. Biarlah. Anggap saja itu jargon marketing.
Kalau ada yang perlu lebih disimak dari jargon tadi adalah dua kata pertamanya : Open Source. Kata ini biasa diterjemahkan sebagai Sumber Terbuka. Terjemahan ekstrem-nya adalah gratisan. Semua software open-source memang bisa di-instal dipakai tanpa perlu bayar. Tapi makna sesungguhnya, dalam dunia komputer, adalah kode pembentuk software-nya yang dibuat terbuka, alias tidak dienkripsi. Kalau Anda membuka filenya, unsur pembentuk softwarenya adalah ratusan atau ribuan file berisi teks biasa yang bisa dibaca dengan Notepad atau text editor lainnya. Tinggal kita paham atau tidak isi teks tersebut, yang biasa ditulis dengan bahasa pemrograman tertentu.
Dolibarr dibuat dengan bahasa pemrograman PHP, yang dikombinasikan dengan Javascript untuk menambah fungsionalitas interface-nya. Tapi tak usah terlalu pusing dengan hal ini. Cukup dipahami saja bahwa Dolibarr, selain gratis, mudah di-install dan mudah dipakai. Kita bisa menginstallnya di laptop, desktop PC, atau di server. Tapi bukan seperti menginstall software biasa. Dolibarr perlu web server (Apache atau lainnya) yang dilengkapi database Mysql dan bahasa pemrograman PHP. Untuk menghadirkan web server yang komplit dengan Mysql dan PHP di laptop atau PC tak sulit. Cukup install Xampp (buatan Amerika) atau Wamp (buatan Prancis), atau software sejenis lainnya. Perlu diingat, kedua software ini hanya cocok untuk pemakaian di lingkungan internal saja. Kurang aman untuk dihadirkan secara terbuka ke dunia maya.
Mau yang lebih praktis lagi? Untuk sistem operasi Windows, Dolibarr sudah membuatkan juga paket Dolibarr yang sudah komplit dengan web server. Namanya Dolibarr for Windows, alias DoliWamp.
Cara praktis lain adalah dengan membeli hosting komersial. Terutama hosting yang sudah menggunakan control panel Cpanel. Di Cpanel tersedia aplikasi Softaculous, yang tak lain adalah gudang software yang dengannya kita bisa menginstall software dengan hanya beberapa klik saja. Mirip Google Play Store yang sedia banyak software dan kita hanya perlu beberapa kali pencet tombol untuk menginstall aplikasi yang dimaui.
Apa yang Tersedia di Dolibarr?
Dolibarr sudah berbahasa Indonesia? Sudah, walau belum ada perusahaan Indonesia yang jadi partner resmi Dolibarr. Ketika datang ke website Dolibarr pun Anda mungkin mendarat ke website versi Indonesia (https://www.dolibarr.org/?lang=id&l=id). Kualitas bahasa Indonesia-nya, baik di website maupun di dalam software ERP-nya, mungkin tak terlalu bagus, tapi cukup bisa dimengerti.
Apa saja isi Dolibarr? Karena Dolibarr adalah ERP, Dolibarr pada dasarnya menyediakan apa saja. Segala fungsionalitas untuk mengelola bisnis ada di Dolibarr. Termasuk CRM, alias Customer Relationship Management, yang juga dimasukkan ke dalam jargon marketingnya. Dolibarr sendiri pada halaman modul yang disediakannya memilahnya menjadi HRM (human resources management), CRM (customer relationship management), VRM (vendor relationship management), Financial Modules (accounting/treasury), PM (product management), Project/Collaborative Work, Electronic Content Management (document management), dan Website and Frontal Application (website, POS, portal).
Semua itu harus diinstall? Ya. Tapi tak usah pusing. Kalau Anda mendownload Dolibarr, besar file zip-nya tak lebih dari 90 MB. File itu kemudian silakan ekstrak ke folder di web server Anda, dan jalankan proses instalasinya. Dalam hitungan menit, proses instalasi akan selesai. Semua fungsi atau modul tadi langsung ada dan berfungsi? Tidak. Dolibarr dirancang modular. Anda hanya perlu menghidupkan modul yang mau dipakai. Kalau hanya ingin memakai untuk mengelola pegawai, cukup aktifkan modul HRM. Kalau ingin menjalankan fungsi pemasaran saja, cukup hidupkan modul CRM. Dan seterusnya. Tapi kita pun tak perlu menghidupkan, misalnya, modul CRM secara keseluruhan. Modul CRM berisi sub-sub modul yang bisa dihidup-matikan sesuai kebutuhan.
Mengelola Penjualan, Pembelian, dan Stok dengan Dolibarr
Pada tulisan ini, Consultax akan mencontohkan penggunaan Dolibarr hanya untuk mengelola penjualan barang, pembelian stok barang, stok barang, dan tentunya invoice dan accounting. Modul mana yang dihidupkan? Lintas batas. Menggunakan beberapa sub-modul dari kelompok modul yang disebut tadi. Dari modul HRM, misalnya, secara default sub-modul User & Group harus dipakai. Lalu hidupkan atau ON-kan sub-modul Third Parties (Pihak Ketiga) dan Sales Order dari modul CRM. Tambah lagi dengan sub-modul Vendor dari modul VRM. Pada Finance Modules, yang difungsikan hanya Taxes, Bank/Cash, Taxes, Margin, dan Accounting (Simplified). Untuk yang terakhir, ada opsi untuk menggantinya dengan Account (Double Entry), kalau Anda lebih suka pembukuan Double Entry. Yang juga perlu dihidupkan adalah 2 sub-modul dari modul PM, yakni Product dan Stocks.
Walhasil, dari total 79 sub-modul yang tersedia di Dolibarr, yang terpakai hanya 17 sub-modul saja. Bermodal semua ini kita sudah bisa mengelola penjualan, pembelian, stok barang, berikut urusan keuangannya.
Tapi sebelum meng-ON/OFF-kan aneka sub-modul tadi, ada tahapan awal yang juga harus di-setup, tapi tidak susah. Semisal mengisi Nama Perusahaan, Mata Uang, dan Pajak (kalau memang mau pakai pajak). Kalau Anda belum men-setup hal awal ini, Dolibarr akan selalu mengingatkan karena berpengaruh pada fungsional modul yang dipakai. Kalau mau pakai pajak, Anda bisa menyetel sendiri nama pajak yang ingin diterapkan, dan juga berapa besar pajak yang akan dikenakan. Kalau untuk beberapa negara lain, Dolibarr sudah otomatis membuatkan ragam pajak yang berlaku di masing-masing negara, tapi kala untuk Indonesia harus diisi sendiri.
Yang juga perlu di-setup adalah sub-modul Stock. Pada sub-modul ini ada opsi untuk mengurangkan stok jika ada penjualan, atau menambah stock jika ada pembelian barang. Pada masing-masingnya tersedia pilihan apakah akan mengurang-atau-tambahkan stock setelah Sales Order dibuat, ataukah setelah Invoice dibuat, ataukah setelah barang benar-benar masuk gudang.
Bermodal setup tadi, pada Menu Atas Dolibarr akan muncul sederet menu : Home, Third Parties, Products, Commerce, Billing | Payment, Bank | Cash, Accounting, Agenda, dan Tools. Kalau Anda memilih untuk menggunakan Dolibarr dalam bahasa Indonesia, menunya menjadi : Beranda, Pihak Ketiga, Produk, Perdagangan, Tagihan | Pembayaran, Bank | Kas, Akuntansi, Agenda, dan Alat. Makna semua menu tadi rasanya sudah jelas dan tak perlu diuraikan lagi. Kalaupun ada yang perlu diingat, menu Setup ada di Home atau Beranda, selain halaman ini juga menampilkan dashboard atau ringkasan data penjualan, pembelian, dan data keuangan.
Beres dengan urusan Setup tadi, silakan cicipi segala fungsionalitas Dolibarr sesuai setupan tadi. Tampilannya antara lain seperti yang tersaji di gambar-gambar di atas. Pada kesempatan lain, Consultax akan menyajikan panduan lebih detail tentang cara menjalankannya. Juga tulisan lain yang memfungsikan Dolibarr untuk kepentingan lain, semisal pemasaran (CRM) atau untuk mengelola pegawai (HRM). Kalau saat mencoba Dolibarr ada yang dirasa sulit, tak usah pusing mengobok-obok panduan di website Dolibarr. Cukup search Google. Kebetulan, untuk Dolibarr, Google seolah sudah menyedot segala ilmu tentang Dolibarr dan siap menjawab segala pertanyaan tentang cara pakai Dolibarr. Terutama jika Anda pakai Google AI Mode (https://www.google.com/aimode). *** swk
